Management Assistenz (m/w/d)
Mainz

Unser Mandant ist ein exklusives Single-Family-Office in Mainz mit einem Team aus 5 KollegInnen.

Die Executive Assistant sucht eine Kollegin im Schulterschluss, die an ihrer Seite wachsen und sich als feste Säule im Back Office etablieren möchte. Somit ist die Management Assistenz (m/w/d) die rechte Hand und Unterstützung der Executive Assistant und des Prokuristen des Family Office. Sie ist die Visitenkarte des Hauses, Repräsentant:in des Family Office.

Das Beste am Anfang:

• Ein kleines und feines unternehmerisches Umfeld, das es erlaubt, eigene Ideen und Initiativen zu verfolgen und Ideen einzubringen
• Die Möglichkeit einer 30-40-Stunden-Woche
• Persönliche Entwicklung und fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Flache Hierarchien, eine enge Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Assistenz
• Eine sehr schöne und familiäre Atmosphäre in einem exklusiven Umfeld
• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das Leistung belohnt
• Unbefristete Vollzeit-Anstellung in wertschätzendem, professionellen Umfeld
• 30 Urlaubstage
• Geregelte Arbeitszeiten

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben im Schulterschluss mit der Executive Assistant und dem Prokuristen
• Termin- und Kalendermanagement sowie allgemeine Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Aufnahme von Minutes und Erstellen von Gesprächsnotizen
• Überweisungen, Kontrolle und Ablage der Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Kassenbuchführung sowie Abrechnung der Barkasse
• Anlegen von Ordnern und Dossiers
• Bereitstellung des Dokumentenflusses für das Steuerbüro,
• Verwaltung/Nachhalten von diversen Bestellungen, u. a. Büromaterial
• Internet-Recherche
• Dienstfahrten und Botengänge
• Vertretung der Executive Assistant in Abwesenheit
• Professionelle und serviceorientierte Betreuung der Gäste 
• Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen in enger Abstimmung mit der
  Executive Assistant
• Erste Ansprechpartnerin der externen Dienstleister
• Ad-hoc-Aufgaben, wie z.B. die Betreuung einer Film-Crew und die Organisation eines passenden Caterings

Ihr Profil:

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder BWL-Bachelor-Studium abgeschlossen und Kenntnisse der unternehmerischen Abläufe
• Sie sind zuverlässig, haben Berufserfahrung als Assistenz und sind ein wahrer 
• Allrounder mit Hands-On-Mentalität
• Sie scheuen sich nicht vor Zahlen und haben ein Auge fürs Detail
• Sie arbeiten gewissenhaft und selbständig
• Absolute Diskretion ist für Sie eine Selbstverständlichkeit
• Sie sind mit internationalem Geschäftsgebaren vertraut und können sich
• entsprechend in Wort und Schrift, in Deutsch und Englisch ausdrücken
• Sie kennen sich mit gängiger Büro-Software (Microsoft Office Paket) sehr gut aus und haben idealerweise, aber nicht zwingend, bereits als Schnittstelle zu Buchhaltung und Steuerberatung gearbeitet
• Sie haben sehr gute Umgangsformen, ein freundliches, höfliches Auftreten und ein gepflegtes Erscheinungsbild
• Sie sind im Besitz eines PKW-Führerscheins und haben gute Fahrpraxis
• Sie haben ausgezeichnete deutsche Sprachkenntnisse, sind
  verhandlungssicher in Englisch und haben im Idealfall Grundkenntnisse in
  Französisch
• Sie leben in Mainz oder in der Mainzer Umgebung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

*Diese Stellenbezeichnung entspricht einer geschlechtsneutralen Berufsbezeichnung.
Alle Interessenten, unabhängig vom Geschlecht, sind willkommen.