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Team Assistant / Office Manager (m/w/d)
Frankfurt am Main

Unser Kunde, MÄCKLERARCHITEKTEN, ein eingespieltes Team aus Architekten und Städtebauern in Frankfurt am Main, mit rund 50 Mitarbeiter:innen braucht dringend Unterstützung im Office Management.

Die Kollegen:innen entwerfen, planen und realisieren mit einem höchsten Anspruch an Ästhetik und Detail Bauwerke bis hin zu Stadtquartieren in ganz Deutschland.

Für das Büro direkt am Main gelegen, suchen wir jetzt noch das passende Puzzleteil; Sie als

Team Assistant / Office Manager (m/w/d)

Sie suchen eine langfristige Beschäftigung in einem anspruchsvollen und lebendigen Arbeitsumfeld. Mit klarem Blick für Anforderungen und Organisationsgeschick packen Sie proaktiv an und haben Freude daran, die zentrale Anlaufstation zu sein.

Ihr Aufgabenbereich als „Schlüsselrolle“ / „Allrounder und Organisationstalent“

Sie sind ein starkes und flexibles Organisationstalent, das gerne selbstbewusst und kommunikativ die Fäden in der Hand hält? Als Dreh- und Angelpunkt der Büros, managen Sie Ihre umfassenden Aufgaben eigenverantwortlich „mit links“.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

  • Alle allgemeinen Sekretariatsaufgaben / Office Management
  • Unterstützung der Junior-Geschäftsführer / Teamassistenz im Verwaltungsbereich
  • Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter betreuen Sie als erste Anlaufstelle – sowohl persönlich wie am Telefon - und repräsentieren das Unternehmen mit Empathie und Höflichkeit, aber auch Effizienz und Pragmatismus
  • Eingehende Anliegen koordinieren Sie gezielt intern; zudem organisieren Sie Meetings und Konferenzen und übernehmen den Empfang / Bewirtung von Gästen
  • Bearbeiten von Postein- und -ausgang (Briefe/Postgänge/Briefmarken), bei Ihnen bleibt nichts liegen
  • Verwaltung / Bearbeitung des allgemeinen E-Mail-Accounts
  • Führen von Outlook (Pflege der Kontakte und Adresslisten)
  • Einkauf Büromaterialien, Briefmarken und sonstiges
  • Mitwirkung / Organisation von Events (Weihnachtsfeier, Sommerfest, Geschäftsessen, Team Events) und Marketingaktionen
  • Zusätzlich bearbeiten und verwalten Sie die Personalunterlagen
  • Zuständig für die Teeküche / Kontrolle der Reinigungsfirma
  • On/Offboarding von Mitarbeitern und Schnittstelle zum Steuerbüro

Das bringen Sie mit:

  • Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
  • Entsprechende Berufserfahrung im Empfangs- und Teamassistenzbereich – gerne auch aus der Dienstleistung oder Hotellerie
  • Ihre deutsche Rechtschreibung / Interpunktion ist einwandfrei und Sie verfügen über gute Grundkenntnisse in Englisch
  • Sie übernehmen Verantwortung, zeichnen sich durch strukturiertes Arbeiten aus und erledigen Ihre Aufgaben selbstständig, zuverlässig, effizient und termingerecht

 Das große Plus:

  • Cooles Büro direkt am Main
  • Junges und engagiertes Team
  • Gute Verkehrsanbindung (Bus & Bahn), kostenloser Parkplatz
  • Firmenevents und interessante interne Formate wie Freitags-„get together“
  • Kostenloser Barista-Lehrgang und frisches Obst
  • Langfristige Festanstellung in Vollzeit

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

                                                            

 

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Mit der Einreichung Ihrer Bewerbung willigen Sie der Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Speicherung sowie der übermittlung von personenbezogenen Daten an unsere Kunden nach vorheriger Absprache und ausschließlich zum Zwecke der Personalvermittlung ausdrücklich zu. Für uns ist ein vertraulicher Umgang mit Ihren Unterlagen selbstverständlich!

Sollte in unseren Texten irrtümlicherweise ausschließlich eine Genderform vorkommen, so ist dies nicht als diskriminierend zu werten. Sämtliche Stellenangebote richten sich selbstverständlich an alle Geschlechter.