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Assistenz der Projektleitung im Immobilienbereich (m/w/d)
Frankfurt am Main

Unser Kunde, eine Management- und Beteiligungsgesellschaft im Immobilienbereich, sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als:

Assistenz der Projektleitung im Immobilienbereich (m/w/d)

In dieser Position unterstützen Sie die Leitung und das gesamte Team des Projektmanagements und der Projektentwicklung bei vielfältigen Aufgaben. Sie bearbeiten sorgfältig projektbezogene Sachverhalte und erledigen Assistenztätigen.

Die Anforderungen sind sehr vielseitig sowie anspruchsvoll und verlangen ganzheitliches Denken sowie ein großes Planungs- und Organisationstalent.

Ihr Aufgabengebiet im Überblick:

  • Erstellen von Auswertungen / Reports / Präsentationen / Statistiken / Reports
  • Komplette Büroorganisation sowie sonstige administrative Tätigkeiten
  • Betreuung von Entwicklungsprojekten sowie Erbringung von Dienstleistungen im Bereich des Bauprojektmanagements und der Projektsteuerung
  • Ganzheitliche Betreuung einer größeren Zahl von Immobilienprojekten
  • Betreuung des Frankfurter Büros einschließlich der bei einer Beteiligungsgesellschaft tätigen weiteren Mitarbeiter
  • Begleitung und Betreuung von Praktikantinnen / Praktikanten
  • Unterstützung des Geschäftsführers bei allen anfallenden Aufgaben vom Schriftverkehr bis zu Vertragsabwicklungen
  • Organisation von Terminen und Vorbereitung der Unterlagen für die Termine
  • Reisebuchungen und Reservierungen sowie die Reisekostenabrechnung des Geschäftsführers
  • Führen der Wiedervorlage für den Geschäftsführer sowie der Ablage für zahlreiche Projekte inkl. der Grundakten für die einzelnen Firmen
  • Überwachung / -prüfung der offenen Posten-Listen sowie selbständiges Nachfassen
  • Bearbeitung von Diktaten, die digital erstellt werden, sowie Verfassen von Briefen und E-Mails in eigener Verantwortung
  • Erstellen von Rechnungen und Vergabe von Rechnungsnummern für das eigene Unternehmen sowie Vorbereitung der Buchhaltung zur Weitergabe an den Steuerberater zum Buchen und wenn nötig Abstimmung in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
  • Mitbetreuung von Immobilien als Unterstützung für den Eigentümer und der Hausverwaltung
  • Betreuung von Mietern (Vertragsabschluss bis hin zur Überwachung des Kautions- und Mieteingangs sowie Ansprechpartnerin für die Hausverwaltung)
  • Neukauf / Verkauf der Poolfahrzeuge sowie deren Betreuung und Einteilung für mehrere Mitarbeiter
  • Verarbeitung der Eingangspost für das eigenen Unternehmen sowie die am Standort Frankfurt betreuten weiteren Firmen.
  • Einkauf aller erforderlichen Büromaterialen

Da die Aufgaben der verschiedenen Projekte sehr vielfältig und komplex sind, sollten Sie folgendes mitbringen:

  • Idealerweise eine kaufmännische Ausbildung im Immobilienbereich oder als Bürokauffrau/-mann, in der Bankwirtschaft bzw. mit Erfahrungen in der Projektentwicklung / bei einem Projektmanager oder Bauträger
  • Sicherer und routinierter Umgang mit MS Office
  • Zahlenaffinität, Erfahrung in der Tabellenkalkulation
  • Gute Auffassungsgabe und Belastbarkeit
  • Teamplayer
  • Anwendungssicher in deutscher Sprache und Grammatik
  • Ganzheitliches Denken sowie höfliches und sicheres Auftreten im Kundenkontakt
  • Kenntnisse im Bereich von Grundbuchangelegenheiten und Handelsregistersachen erforderlich – aber nicht Bedingung

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